Foaia de parcurs este un document obligatoriu și de bază. Acesta trebuie să existe la plecarea fiecărui vehicul în cursă. Aici sunt notate aspecte precum consumul de carburanţi, rulajele la care se efectuează reviziile tehnice, itinerarul şi rulajul efectuat, respectiv orele de funcţionare.
Pe scurt, prin foaia de parcurs se caracterizează specificul fiecărei curse. Din punct de vedere administrativ, în domeniul transporturilor este obligatoriu să avem acest document deoarece el justifică acțiunile vehiculelor ce fac parte din flota noastră.
Ce este foaia de parcurs?
Foaia de parcurs poate fi descrisă ca fiind un act necesar și obligatoriu în domeniul transporturilor. În cazul în care există controale ale poliției rutiere, acest document va fi verificat.
Conform Articolului 27, alineatul 2, litera b) din Regulament, proprietarii sau deținătorii de vehicule sunt obligați să elibereze o foaie de parcurs sau un ordin de serviciu pentru vehiculele care sunt în tranzit. Această cerință impune realizarea foii de parcurs din mai multe motive importante pentru:
- a răspunde eventualelor controale efectuate de poliția rutieră;
- a organiza evidența contabilă și fiscală privind consumul real de combustibil (în funcție de distanța parcursă);
- a demonstra că vehiculul este folosit exclusiv în scopuri comerciale.
Responsabilitatea completării foii de parcurs revine firmei care operează în domeniul transporturilor.
Foaia de parcurs poate avea efecte și în:
- protecția muncii – în foaia de parcurs sunt menționate precizări referitoare la starea tehnică a autovehiculelor utilizate pentru efectuarea unui transport;
- fiscalitate – foile de parcurs sunt documente prin care pot fi obținute deduceri de până la 50% sau chiar 100% a cheltuielilor vehiculului utilizat pentru transport;
- circulație – foaia de parcurs poate fi utilizată ca alternativă la ordinul de deplasare. Șoferul o poate prezenta în fața agenților de circulație, în așa fel încât să nu poată fi sancționat pentru activitatea de transport desfășurată;
- justiție – sunt documente care pot fi utilizate ca probe în instanță, în situația în care compania ajunge să fie implicată în procese;
- contabilitate – foaia de parcurs este un document justificativ, util în vederea întocmirii rapoartelor contabile obligatorii.
De ce este documentul obligatoriu?
Codul fiscal obligă transportatorii să aibă acest document. Documentul justifică cheltuielile și taxa pe valoarea adăugată aferente cheltuielilor direct atribuite vehiculelor. În plus, indică exact ruta vehiculelor și în felul acesta se poate compara cu consumul de combustibil.
Legea 319/2006, art. 13, lit. e, spună că transportatorii sunt obligați să aibă acest document justificator. Legea spune că angajatorul trebuie să ofere instrucțiuni clare șoferilor în ceea ce privește completarea foii. Aici se definește și starea tehnică a autovehiculelor la plecarea și la sosirea lor din curse.
Ce informații sunt scrise pe foaie de parcurs?
În acest document sunt trecute informații relevante cu privire la cursa în care pornește șoferul, dar și cu privire la mașina cu care acesta pleacă.
Câteva exemple de informații trecute sunt:
- denumirea societații;
- numărul de înmatriculare al autovehiculului, marca;
- categoria de vehicul;
- data si ora expedierii și sosirii, plecare/sosire, data/ora;
- perioada la care se referă;
- kilometrii la plecare și la sosire;
- perioada în care este în deplasare etc.
Pentru a vă ușura munca în ceea ce privește întocmirea documentului, puteți utiliza sisteme de monitorizare GPS care să aibă funcția de descărcare a foii de parcurs.
Atenție!
Dacă plecați în cursă fără foaia de parcurs riscați să primiți amendă.
Deși necesită puțin timp și atenție întocmirea acestui document, nu merită să vă asumați riscul de a fi pedepsiți pentru lipsa lui.
În special dacă aveți în vedere faptul că tot acest proces poate fi ușurat prin folosirea echipamentelor de monitorizare GPS care au această funcție. Având un astfel de echipament, întocmirea foiii de parcurs devine un proces automatizat, iar tu poți descărca documentul cu un singur click.
Descarcă de aici un model a foii de parcurs.
Întrebări și răspunsuri utile
Ce este foaia de parcurs?
Foaia de parcurs este un document utilizat pentru evidența și justificarea unei curse efectuate cu un vehicul al firmei, incluzând informații despre itinerar, consum și rulaj.
De ce este obligatorie foaia de parcurs?
Este obligatorie pentru a justifica utilizarea vehiculului în scop economic, pentru controale și pentru evidența fiscală a consumului de combustibil.
Cine trebuie să întocmească foile de parcurs?
În mod obișnuit, proprietarul sau deținătorul vehiculului are obligația să elibereze foaia de parcurs sau ordinul de serviciu pentru vehiculele care ies în cursă.
Ce informații trebuie să conțină foile de parcurs?
Trebuie să conțină cel puțin categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum carburant.
Se poate folosi foaia de parcurs pentru justificarea cheltuielilor?
Da, documentul ajută la justificarea cheltuielilor pentru combustibil și a altor costuri legate direct de utilizarea vehiculului.
Este foaia de parcurs obligatorie pentru toate firmele?
Ea este relevantă în special pentru firmele care folosesc vehicule în scopuri comerciale sau economice și care trebuie să își justifice deplasările și consumul.
Ce risc există dacă nu ai foaie de parcurs?
Lipsa acestui document poate genera probleme în cazul controalelor și poate îngreuna justificarea cheltuielilor sau a utilizării vehiculului în scop profesional.
Există un model standard pentru foile de parcurs?
Nu există un model unic impus, dar documentul trebuie să includă informațiile cerute de legislație pentru a fi util și valid.
Cum ajută foile de parcurs la monitorizarea flotei?
Ajută la corelarea traseelor cu rulajul și consumul de combustibil, precum și la o organizare mai eficientă a activității flotei.
De ce este importantă foaia de parcurs în transporturi?
Pentru că oferă o bază administrativă și fiscală clară pentru fiecare cursă și susține controlul intern al utilizării vehiculelor.
