Foaia de Parcurs 2026: Ce Conține și De Ce E Obligatorie

Foaia de parcurs este documentul justificativ prin care o firmă demonstrează cum a fost folosit un vehicul într-o cursă: cine a condus, ruta parcursă, kilometrii și consumul de combustibil. Ea nu este impusă printr-o singură lege ca formular unic, dar în practică rămâne obligatorie pentru orice firmă care vrea să deducă integral cheltuielile auto: fără foaie de parcurs, deductibilitatea combustibilului și a TVA-ului scade la 50%.

Mai jos găsești, pe scurt, ce este foaia de parcurs, ce trebuie să conțină, cine o completează, cât este valabilă și cum poți automatiza complet întocmirea ei cu un sistem de monitorizare GPS.

Ce este foaia de parcurs?

Foaia de parcurs (numită și „foaie de drum”) este un document intern de evidență prin care se justifică fiecare deplasare efectuată cu un vehicul al firmei. În ea sunt notate itinerarul, kilometrii la plecare și la sosire, orele de funcționare și consumul de carburant, astfel încât administrația și contabilitatea să poată corela traseul cu cheltuielile.

Din punct de vedere administrativ și fiscal, foaia de parcurs face legătura dintre resursele consumate (combustibil, ore de lucru, uzura vehiculului) și scopul economic al deplasării. Practic, este dovada că mașina a fost folosită în interesul firmei, nu personal.

Ce conține o foaie de parcurs?

Nu există un formular unic impus prin lege, dar pentru a fi valid și util fiscal, documentul trebuie să includă un set minim de informații. Tabelul de mai jos rezumă câmpurile obligatorii ale unei foi de parcurs completate corect:

Element	Ce se completează
Date firmă	Denumire, adresă și cod unic de înregistrare (CUI) al deținătorului vehiculului
Date vehicul	Număr de înmatriculare, marcă și categoria vehiculului
Date șofer	Nume, prenume, serie și număr permis de conducere
Data și ora	Momentul plecării și al sosirii din cursă
Traseu și scop	Ruta parcursă, punctele de plecare/sosire și scopul deplasării
Kilometraj	Kilometrii la bord la plecare și la sosire, respectiv rulajul efectuat
Consum combustibil	Norma proprie de consum și cantitatea de carburant aferentă cursei

Aceste date permit calculul consumului real pe kilometru și justificarea cheltuielilor. Foaia de parcurs este relevantă în mai multe domenii:

• Fiscalitate – susține deducerea cheltuielilor cu vehiculul și a TVA-ului aferent combustibilului;
• Contabilitate – este document justificativ pentru rapoartele contabile obligatorii;
• Circulație – poate fi prezentată agenților rutieri ca dovadă a activității de transport;
• Protecția muncii – consemnează starea tehnică a vehiculului la plecare și la sosire;
• Control intern – ajută la corelarea traseelor cu rulajul și cu consumul de carburant.

Este obligatorie foaia de parcurs?

Da, pentru firmele care folosesc vehicule în scop economic foaia de parcurs este, în practică, obligatorie. Chiar dacă nu există un formular-tip impus, cadrul legal o cere indirect: Codul Fiscal (Legea 227/2015) condiționează deductibilitatea integrală a cheltuielilor auto de existența unor documente justificative, iar foaia de parcurs este documentul standard folosit în acest scop.

Regula fiscală este clară: pentru vehiculele care nu sunt utilizate exclusiv în scop economic (până la 3.500 kg și maximum 9 locuri), cheltuielile și TVA-ul se deduc doar 50%. Dacă demonstrezi cu foi de parcurs că vehiculul a fost folosit integral în interesul firmei, poți deduce 100% din cheltuielile cu combustibilul, întreținerea, asigurarea și uzura.

Pe lângă Codul Fiscal, foaia de parcurs este relevantă și prin Legea 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă (obligația de a instrui șoferii și de a consemna starea tehnică a vehiculului). Responsabilitatea eliberării și completării revine, de regulă, deținătorului vehiculului, adică firmei care operează transportul.

Cât timp este valabilă foaia de parcurs?

Foaia de parcurs nu are un termen de valabilitate fix stabilit prin lege. Firma decide singură perioada pentru care emite documentul, în funcție de nevoile de evidență:

• Zilnic – câte o foaie pentru fiecare zi de utilizare, folosită frecvent la transportul de marfă și persoane;
• Lunar – o foaie centralizatoare pentru un vehicul pe parcursul unei luni, uzuală la mașinile de serviciu;
• Per cursă – câte o foaie pentru fiecare deplasare distinctă, când trasabilitatea trebuie să fie detaliată.

Indiferent de intervalul ales, foile de parcurs se arhivează în ordine cronologică și pe numărul de înmatriculare al vehiculului. Ca documente justificative, ele trebuie păstrate și puse la dispoziția organelor de control fiscal pe durata prevăzută pentru documentele contabile.

Cum simplifici foaia de parcurs cu GPS?

Completarea manuală a foilor de parcurs consumă timp și lasă loc de erori: km notați greșit, ore aproximate, trasee reconstituite din memorie. Un sistem de monitorizare GPS elimină aceste probleme, pentru că înregistrează automat datele reale ale fiecărei curse.

Cu un dispozitiv GPS montat pe vehicul, foaia de parcurs devine un raport generat automat:

• traseul exact, punctele de plecare/sosire și orele reale sunt înregistrate automat;
• kilometrii și rulajul se calculează precis, fără intervenție manuală;
• consumul de combustibil poate fi corelat cu distanța parcursă pentru justificarea deducerii;
• documentul se descarcă cu un singur click, gata de arhivat sau de prezentat la control.

Astfel, întocmirea foii de parcurs se transformă dintr-o corvoadă administrativă într-un proces automatizat. Pentru firmele cu mai multe vehicule, o soluție de monitorizare a flotei centralizează toate foile de parcurs într-un singur panou, reducând riscul de amenzi și susținând deducerea integrală a cheltuielilor.

Descarcă de aici un model de foaie de parcurs pe care îl poți folosi imediat.

Vrei să scapi definitiv de completarea manuală a foilor de parcurs? Descoperă echipamentele de monitorizare GPS de la FlimoGPS și generează foile de parcurs automat, cu date corecte și deductibilitate 100%.

Întrebări frecvente